Theo dõi phát sinh, báo tăng, báo giảm lao động

Khi có sự thay đổi về mặt nhân sự (số lượng), công ty cần thực hiện các thủ tục  phát sinh trong tháng: Báo tăng cho nhân viên khi có nhân viên mới hoặc Báo giảm cho nhân viên khi có nhân viên thôi việc. Trình tự hồ sơ thực hiện theo các bước như sau:

Đối với Báo tăng nhân viên, Hồ sơ cần chuẩn bị như sau:

- Hợp đồng lao động giữa công ty với nhân viên, HĐLĐ có ký tên, đóng dấu

- Bảng thanh toán tiền lương cho nhân viên, chỉ cung cấp trong trường hợp báo tăng lùi so với thời điểm hiện tại

- Thông tin của nhân viên báo tăng, điền đầy đủ theo phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) 600 của BHXH

Đối với Báo giảm nhân viên, Hồ sơ cần chuẩn bị như sau:

- Hợp đồng lao động giữa công ty với nhân viên, HĐLĐ có ký tên, đóng dấu

- Thông tin của nhân viên báo giảm, điền đầy đủ theo phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) 600a của BHXH

- Quyết định cho thôi việc nhân viên, có ký tên đóng dấu của công ty.

Nơi nộp hồ sơ báo tăng, báo giảm BHXH

Sau khi điền đầy đủ thông tin theo Mẫu PGNHS 600 hoặc 600a và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu, có 02 phương thức để Khách hàng có thể nộp hồ sơ như sau:

Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH

Đối với hình thức nộp trực tiếp này, Khách hàng có thể đến trực tiếp cơ quan BHXH quản lý công ty mình để nộp hoặc gửi qua đường bưu điện. Hình thức này không còn được áp dụng phổ biến, tùy BHXH từng quận, đa số hiện nay, ít có cơ quan BHXH nào còn nhận báo tăng hoặc báo giảm cho nhân viên bằng hồ sơ giấy trực tiếp.

Nộp trực tuyến qua mạng.

Hình thức này đang được đa số cơ quan BHXH quận, huyện áp dụng. Khi áp dụng hình thức này thì công ty cần dùng phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội để tạo ra file hồ sơ, sau đó dùng thiết bị Chữ ký số (Token) công ty để nộp hồ sơ này lên cơ quan BHXH thông qua trang https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn

Đầu tiên, Doanh nghiệp cần lên trang https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn để đăng ký tài khoản giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử cho công ty.

Sau đó, Doanh nghiệp cần tải phần mềm kê khai BHXH về để kê khai và kết xuất ra file hồ sơ.

Phần mềm được dùng phổ biến nhất hiện nay là Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội KBHXH của Tổng cục Bảo hiểm xã hội, phần mềm này không tính phí, hỗ trợ miễn phí cho tất cả các doanh nghiệp. Nhưng để sử dụng miễn phí được phần mềm này, cần lưu ý những điểm như sau:

+ Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội này áp dụng đối với đơn vị lần đầu tiên kê khai BHXH qua mạng điện tử

+ Không áp dụng đối với những công ty trước đây đã từng mua phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội của các nhà mạng như: Viettel, VNPT, EFY Viet Nam, BKAV, TS24,...

Đối với những công ty trước đây đã mua phần mềm kê khai của các nhà mạng, bây giờ muốn sử dụng phần mềm kê khai KBHXH của Tổng cục bảo hiểm, thì phải liên hệ lên các nhà mạng đã đăng ký để yêu cầu hỗ trợ hủy bỏ dịch vụ bên nhà mạng cũ, thì có thể sử dụng phần mềm KBHXH.

Mức đóng BHXH khi báo tăng

Tỉ lệ đóng bảo hiểm xã hội của 1 nhân viên khi báo tăng cũng tương tự như 1 nhân viên đã đóng lâu năm. Cụ thể tỷ lệ đóng/tiền lương như sau:

Tiền đóng BHXH = 32% * Mức lương đóng BHXH của người lao động

Đối với trường hợp báo tăng cho nhân viên vào thời điểm lùi so với thời điểm hiện tại, thì Khách hàng phải đóng phạt truy thu.

Thời gian giải quyết hồ sơ báo tăng, báo giảm BHXH : Trong vòng 10 ngày làm việc sẽ nhận được kết quả.

Đối với báo tăng: Sẽ nhận được Sổ BHXH và thẻ BHYT, nếu nhân viên báo tăng trước đây đã từng tham gia Bảo hiểm xã hội và đã có sổ BHXH thì chỉ nhận được thẻ BHYT. Vì mỗi một người lao động tham gia BHXH chỉ được cấp 01 sổ BHXH, trong trường hợp người lao động làm mất hoặc thất lạc thì phải làm hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH.

Đối với báo giảm: Sau khi hoàn tất thủ tục báo giảm cho nhân viên, công ty làm hồ sơ chốt sổ cho nhân viên và nộp lên cơ quan BHXH quản lý kèm cùng với sổ BHXH và thẻ BHYT (nếu còn hạn).

Theo dõi phát sinh, báo tăng, báo giảm lao động