Kế toán kho

Trong hệ thống kế toán Việt Nam quy định để hạch toán kế toán hàng tồn kho kế toán sử dụng các tài khoản kế toán sau : 151, 152 ,153, 154, 155, 156 ,157.

Mỗi tài khoản khác nhau sẽ có kết cấu và nội dung phản ảnh khác nhau . KETOANGROUP sẽ chọn TK 156 để làm tài khoản tiêu biểu hướng dẫn cách hạch toán kế toán kho .

TK 156 có kết cấu như sau :

Bên Nợ:

- Trị giá mua vào của hàng hoá theo hoá đơn mua hàng (Bao gồm các loại thuế không được hoàn lại);

- Chi phí thu mua hàng hoá;

- Trị giá của hàng hoá thuê ngoài gia công (Gồm giá mua vào và chi phí gia công);

- Trị giá hàng hoá đã bán bị người mua trả lại;

- Trị giá hàng hoá phát hiện thừa khi kiểm kê;

- Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ);

- Trị giá hàng hoá bất động sản mua vào hoặc chuyển từ bất động sản đầu tư.

Bên Có:

- Trị giá của hàng hoá xuất kho để bán, giao đại lý, giao cho đơn vị phụ thuộc; thuê ngoài gia công, hoặc sử dụng cho sản xuất, kinh doanh;

- Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá đã bán trong kỳ;

- Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng;

- Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng;

- Trị giá hàng hoá trả lại cho người bán;

- Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu khi kiểm kê;

- Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ);

- Trị giá hàng hoá bất động sản đã bán hoặc chuyển thành bất động sản đầu tư, bất động sản chủ sở hữu sử dụng hoặc tài sản cố định.

Số dư bên Nợ:

- Trị giá mua vào của hàng hoá tồn kho;

- Chi phí thu mua của hàng hoá tồn kho.


CÁCH ĐỊNH KHOẢN KẾ TOÁN KHO VÀ MỘT SỐ NGHIỆP VỤ KINH TẾ CHỦ YẾU

I. Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.

1.Hàng hoá mua ngoài nhập kho doanh nghiệp, căn cứ hoá đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan:

1.1 Đối với hàng hoá mua vào dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ:

- Nếu mua hàng trong nước, ghi:

Nợ TK 156 - Hàng hoá (1561) (Giá mua chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (Thuế GTGT đầu vào)

     Có các TK 111, 112, 141, 331,. . . (Tổng giá thanh toán).

- Nếu mua hàng trực tiếp nhập khẩu, ghi:

Nợ TK 156 - Hàng hoá (1561) (Giá mua cộng (+) Thuế nhập khẩu)

     Có các TK 111, 112, 331,. . .

     Có TK 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu (Chi tiết thuế nhập khẩu).

Đồng thời phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp Ngân sách Nhà nước, ghi:

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

     Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu).

- Trường hợp hàng mua nhập khẩu phải nộp thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu, ghi:

Nợ TK 156 - Hàng hoá (1561) (Giá mua cộng (+) Thuế nhập khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu)

     Có các TK 111, 112, 331,. . .

     Có TK 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu

     Có TK 3332 - Thuế tiêu thụ đặc biệt.

- Nếu mua hàng uỷ thác nhập khẩu xem quy định ở Tài khoản 331 - Phải trả cho người bán.

1.2. Đối với hàng hoá mua vào dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, hoặc dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT:

- Nếu mua hàng trong nước, ghi:

Nợ TK 156 - Hàng hoá (1561) (Tổng giá thanh toán)

     Có TK 111, 112, 141, 331,. . . (Tổng giá thanh toán).

- Nếu mua hàng nhập khẩu, ghi:

Nợ TK 156 - Hàng hoá (1561) (Giá mua cộng (+) Thuế nhập khẩu cộng (+) Thuế GTGT hàng nhập khẩu cộng (+) Thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu (nếu có))

     Có TK 111, 112, 331,. . .

     Có TK 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu (Chi tiết thuế nhập khẩu)

     Có TK 3332 - Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)

     Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33312).

2. Trường hợp đã nhận được hoá đơn của người bán nhưng đến cuối kỳ kế toán, hàng hoá chưa về nhập kho thì căn cứ vào hoá đơn, ghi:

Nợ TK 151 - Hàng mua đang đi đường

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

     Có TK 111, 112, 331,. . .

- Sang kỳ kế toán sau, khi hàng hoá mua ngoài đang đi đường về nhập kho, ghi:

Nợ TK 156 - Hàng hoá (1561)

     Có TK 151 - Hàng mua đang đi đường.

3. Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 331,. . .

     Có TK 156 - Hàng hoá (1561)

     Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có).

4. Giá trị của hàng hoá mua ngoài không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng kinh tế phải trả lại cho người bán, hoặc số tiền được giảm giá, ghi:

Nợ các TK 111, 112,. . .

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

     Có TK 156 - Hàng hoá (1561)

     Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có).

5. Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, ghi:

Nợ TK 156 - Hàng hoá (1562)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

     Có các TK 111, 112, 141, 331,. . .

6. Hàng hoá bất động sản mua về để bán, ghi:

Nợ TK 156 - Hàng hoá (TK 1567 - Hàng hoá bất động sản - Giá mua chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1332)

     Có các TK 111, 112, 331,. . .

7. Các trường hợp liên quan trực tiếp đến việc mua hàng hoá bất động sản, ghi:

Nợ TK 156 - Hàng hoá (TK 1567 - Hàng hoá bất động sản)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1332)

     Có các TK 111, 112, 331,. . .

8. Trường hợp bất động sản đầu tư chuyển thành hàng tồn kho khi chủ sở hữu có quyết định sửa chữa, cải tạo, nâng cấp để bán:

- Khi có quyết định sửa chữa, cải tạo, nâng cấp bất động sản đầu tư để bán, ghi:

Nợ TK 156 - Hàng hoá (TK 1567 - Hàng hoá bất động sản - Giá trị còn lại của BĐS đầu tư)

Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (2147) (Số hao mòn luỹ kế)

     Có TK 217 - Bất động sản đầu tư (Nguyên giá).

- Khi phát sinh các chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp triển khai cho mục địch bán, ghi:

Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dỡ dang

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

     Có các TK 111, 112, 152, 334, 331,. . .

- Khi kết thúc giai đoạn sửa chữa, cải tạo, nâng cấp triển khai cho mục đích bán, kết chuyển toàn bộ chi phí ghi tăng giá trị hàng hoá bất động sản, ghi:

Nợ TK 156 - Hàng hoá (1567)

     Có TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dỡ dang.

9. Trị giá hàng hoá xuất bán được xác định là tiêu thụ, căn cứ Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho, ghi:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

     Có TK 156 - Hàng hoá (1561).

Đồng thời kế toán phản ánh doanh thu bán hàng:

- Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ và hàng hoá xuất bán thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 131,. . . (Tổng giá thanh toán)

     Có các TK 511, 512 (Giá bán chưa có thuế GTGT)

     Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).

- Nếu hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp và hàng hoá không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 131,. . . (Tổng giá thanh toán)

     Có các TK 511, 512,. . . (Tổng giá thanh toán).

10. Trường hợp thuê ngoài gia công, chế biến hàng hoá:

a/ Khi xuất kho hàng hoá đưa đi gia công, chế biến, ghi:

Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dỡ dang

     Có TK 156 - Hàng hoá (1561).

b/ Chi phí gia công, chế biến hàng hoá, ghi:

Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dỡ dang

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

     Có các TK 111, 112, 331,. . .

c/ Khi gia công xong nhập lại kho hàng hoá, ghi:

Nợ TK 156 - Hàng hoá (1561)

     Có TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dỡ dang.

11. Khi xuất kho hàng hoá gửi cho khách hàng hoặc xuất kho cho các đại lý, đơn vị nhận hàng ký gửi,. . ., ghi:

Nợ TK 157 - Hàng gửi đi bán

     Có TK 156 - Hàng hoá (1561).

12. Khi xuất kho hàng hoá cho các đơn vị hạch toán phụ thuộc để bán:

- Nếu sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, ghi:

Nợ TK 157 - Hàng gửi đi bán

     Có TK 156 - Hàng hoá.

- Nếu sử dụng Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán hàng, khi xuất kho hàng hoá, căn cứ vào hoá đơn, kế toán xác định giá vốn của hàng xuất bán, ghi:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

     Có TK 156 - Hàng hoá.

13. Đối với hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT khi xuất để sử dụng nội bộ:

a/ Nếu hàng hoá xuất kho để sử dụng nội bộ phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ theo giá vốn hàng xuất kho, ghi:

Nợ các TK 623, 627, 641, 642,. . . (Giá vốn hàng xuất kho)

     Có TK 512 - Doanh thu nội bộ (Giá vốn hàng xuất kho).

Đồng thời phản ánh giá vốn hàng xuất kho, ghi:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

     Có TK 156 - Hàng hoá (1561).

b/ Nếu xuất kho hàng hoá để sử dụng nội bộ, phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ theo giá vốn hàng xuất kho. Thuế GTGT đầu ra phải nộp không được khấu trừ phải tính vào chi phí, ghi:

Nợ các TK 623, 627, 641, 642,. . . (Giá vốn hàng xuất kho cộng (+) Thuế GTGT đầu ra)

     Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311)

     Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ (Giá vốn hàng xuất kho).

Đồng thời phản ánh giá vốn hàng xuất kho, ghi:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

     Có TK 156 - Hàng hoá (1561).

14. Đối với hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT khi xuất kho để biếu tặng hoặc để trả thay lương:

a/ Nếu xuất kho hàng hoá để biếu, tặng (Chi phí từ quỹ phúc lợi, khen thưởng) hoặc để trả thay lương phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng theo giá bán chưa có thuế, ghi:

Nợ TK 431 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (Nếu xuất kho để biếu tặng)

Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (Nếu xuất kho để trả thay lương)

     Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ

     Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).

Đồng thời phản ánh giá vốn hàng xuất kho, ghi:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

     Có TK 156 - Hàng hoá (1561).

b/ Nếu xuất kho hàng hoá để biếu, tặng (Chi phí từ quỹ phúc lợi, khen thưởng), để trả thay lương hoặc để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ theo tổng giá thanh toán, ghi:

Nợ TK 431 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (Nếu xuất kho để biếu tặng)

Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (Nếu xuất kho để trả thay lương)

     Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ.

15. Đối với hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, khi xuất biếu, tặng, sử dụng nội bộ, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán, ghi:

Nợ các TK 641, 642, 431

     Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ.

Đồng thời phản ánh giá vốn hàng xuất kho, ghi:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

     Có TK 156 - Hàng hoá (1561).

16. Xuất hàng hoá đưa đi góp vốn liên doanh vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát:

a. Khi xuất hàng hoá đưa đi góp vốn liên doanh, ghi:

Nợ TK 222 - Vốn góp liên doanh (Theo giá đánh giá lại)

Nợ TK 811 - Chi phí khác (Chênh lệch giữa giá đánh giá lại nhỏ hơn giá trị ghi sổ của hàng hoá)

     Có TK 156 - Hàng hoá

     Có TK 711 - Thu nhập khác (Chênh lệch giữa giá đánh giá lại lớn hơn giá trị ghi sổ của hàng hoá tương ứng với phần lợi ích của các bên khác trong liên doanh)

     Có TK 3387 - Doanh thu chưa thực hiện (Chênh lệch giữa giá đánh giá lại lớn hơn giá trị ghi sổ của hàng hoá tương ứng với phần lợi ích của mình trong liên doanh).

b. Khi cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát đã bán số hàng hoá đó cho bên thứ ba độc lập, bên góp vốn liên doanh kết chuyển số doanh thu chưa thực hiện vào thu nhập khác trong kỳ, ghi:

Nợ TK 3387 - Doanh thu chưa thực hiện

     Có TK 711 - Thu nhập khác.

17. Xuất hàng hoá đưa đi góp vốn vào công ty liên kết, ghi:

Nợ TK 223 - Đầu tư vào công ty liên kết

Nợ TK 811 - Chi phí khác (Chênh lệch giữa giá đánh giá lại nhỏ hơn giá trị ghi sổ của hàng hoá)

     Có TK 156 - Hàng hoá

     Có TK 711 - Thu nhập khác (Chênh lệch giữa giá đánh giá lại lớn hơn giá trị ghi sổ của hàng hoá).

18. Cuối kỳ, khi phân bổ chi phí thu mua cho hàng hoá bán ra được xác định là bán trong kỳ, ghi:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

     Có TK 156 - Hàng hoá (1562).

19. Mọi trường hợp phát hiện thừa hàng hoá bất kỳ ở khâu nào trong kinh doanh phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân. Kế toán căn cứ vào nguyên nhân đã được xác định để xử lý và hạch toán:

a. Nếu do nhầm lẫn, cân, đo, đong, đếm, do quên ghi sổ,. . . thì điều chỉnh lại sổ kế toán.

b. Nếu hàng hoá thừa là thuộc quyền sở hữu của đơn vị khác, thì giá trị hàng hoá thừa ghi Nợ TK 002 - Vật tư, hàng hoá nhận giữa hộ, nhận gia công (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán). Sau đó khi trả lại hàng hoá cho đơn vị khác ghi có TK 002.

c. Nếu chưa xác định được nguyên nhân phải chờ xử lý, ghi:

Nợ TK 156 - Hàng hoá

     Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381).

d. Khi có quyết định của cấp có thẩm quyền về xử lý hàng hoá thừa, ghi:

Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381)

     Có các Tài khoản liên quan.

20. Mọi trường hợp phát hiện thiếu hụt, mất mát hàng hoá ở bất kỳ khâu nào trong kinh doanh phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân. Kế toán căn cứ vào quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền theo từng nguyên nhân gây ra để xử lý và ghi sổ kế toán:

a. Phản ánh giá trị hàng hoá thiếu chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:

Nợ TK 138 - Phải thu khác (TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý)

     Có TK 156 - Hàng hoá.

b. Khi có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, ghi:

Nợ các TK 111, 112,. . . (Nếu do cá nhân gây ra phải bồi thường bằng tiền)

Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (Nếu do cá nhân gây ra phải trừ vào lương)

Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) (Phải thu tiền bồi thường của người phạm lỗi)

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (Phần giá trị hao hụt, mất mát còn lại)

     Có TK 138 - Phải thu khác (1381).

21. Trị giá hàng hoá bất động sản được xác định là bán trong kỳ, căn cứ Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán hàng, biên bản bàn giao hàng hoá BĐS, ghi:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

     Có TK 156 - Hàng hoá (1567 - Hàng hoá BĐS).

Đồng thời kế toán phản ánh doanh thu bán hàng hoá BĐS:

+ Nếu đơn vị nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 331,. . .

     Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5117) (Giá chưa có thuế GTGT)

     Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).

+ Nếu đơn vị nộp thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 331,. . .

     Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5117) (Tổng giá thanh toán).

II. Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.

1. Đầu kỳ, kế toán căn cứ giá trị hàng hoá đã kết chuyển cuối kỳ trước kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho đầu kỳ, ghi:

Nợ TK 611 - Mua hàng

     Có TK 156 - Hàng hóa.

2. Cuối kỳ kế toán:

a/ Tiến hành kiểm kê xác định số lượng và giá trị hàng hóa tồn kho cuối kỳ. Căn cứ vào tổng giá trị hàng hóa tồn kho cuối kỳ, ghi:

Nợ TK 156 - Hàng hóa

     Có TK 611 - Mua hàng.

b/ Căn cứ vào kết quả xác định tổng trị giá hàng hoá đã xuất bán, ghi:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

     Có TK 611 - Mua hàng.

Kế toán kho